国家及企事业单位的各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要，主要体现在下面几个方面：
- 档案工作流程繁琐低效、整理时间冗长；
- 档案存放次序较易被打乱，容易放错；
- 档案核查、查阅耗时长，盘点效率低；
- 安全保障能力弱，无法有效保障档案的安全。
作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的信息化、自动化带来更多的便捷性，具有其他技术方式无可比拟的优越性，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的综合实力。
智能档案管理系统介绍
RFID智能档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术，系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等各个管理环节，以RFID作为信息存储媒介，利用手持终端、固定RF读写器、通道式RF读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时，管理系统能够与现有的监控系统进行联动管理，实现系统间的无缝对接。并且可实现多级部门之间档案信息的交换传递汇报。
系统部署
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硬件作用
档案电子标签：可将档案信息写入标签，并在表面打印基本信息；
标签打印机：打印UHF标签；
UHF读写器：标签下发及存取档案时读写；
RF PDA：档案存取操作，盘点操作；
档案架及标签：每个档案格子都有对应的UHF标签，便于存取档案及盘点需要；
出入UHF通道：档案防盗，借阅档案核对。
主要业务功能
档案存放
档案借出
档案归还
档案盘点
系统优势
- 采用先进RF技术的信息化管理系统，快速上下架，批量处理，提升服务质量；
- 无纸化业务流程，简便高效，降低差错率；
- 多标签快速盘点，每秒同时识别100个电子标签；
- 所有操作记录快速查询，支持生成报表；
- 高安全管理，避免档案丢失、私用等；
- 档案生命周期管理，及时提醒到期的档案，释放档案存储空间；
- 高扩展性，可实现与其它业务系统对接，可实现多级部门信息共享。